Internal Communication (Updated)

Artikel dengan judul Internal Communication ini merupakan update – pemutakhiran dari artikel dengan judul sama sebelumnya. Dalam artikel ini saya lebih memfokuskan kedudukan komunikasi internal dalam organisasi. Meskipun sering dipraktekkan sebagai bagian dari komunikasi organisasi, akan tetapi jarang dibahas secara mendasar bagaimana kedudukannya dalam organisasi, dan seberapa jauh komunikasi internal ini dapat membantu organisasi, perusahaan dalam mencapai tujuan organisasi. 

Dimana posisi komunikasi internal dalam proses pengambilan keputusan?
Menurut Smith dan Mounter dalam bukunya Effective Internal Communication (2007), dalam organisasi yang lebih Kecil keputusan organisasi diambil oleh para senior sedangkan perusahaan yang lebih besar, keputusan diambil oleh satu team. Suara setiap orang harus didengar untuk menghindari terjadinya gosip dan fitnah atau pemutarbalikan fakta. 

Komunikasi internal banyak dibahas dalam sejarah Ilmu Komunikasi, tetapi masih dianggap sebagai suatu disiplin ilmu baru. Hanya sedikit, jika ada, direktur dari komunikasi internal ini yang dapat duduk bersama direktur yang lain dalam tingkat pimpinan. Bahkan banyak ditemukan bahwa praktisi komunikasi internal yang tidak mendapatkan status senior dalam kelompok manajemen. Hal ini mengindikasikan bahwa perkembangan ilmunya secara keseluruhan, sebagai fungsi dari organisasi, perlu ditingkatkan. 

Sekarang ini, tujuan dari komunikasi internal adalah melaksanakan strategi dengan penekanan untuk membantu management, memonitor sikap dan prilaku bisnis dari semua pihak yang bekerja di dalam organisasi untuk mencapai sasaran yang strategis dan jangka panjang. 

Bagaimana perkembangannya dengan adanya kemajuan teknologi? 
Dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi –  struktur organisasi perlu ditinjau ulang sehingga terlihat adanya kerangka kerja. Setiap unit bisnis perlu diberikan tanggung jawab masing-masing. Komunikasi internal perlu menerapkan model baru yang mendorong dan diarahkan untuk mencapai sasaran yang strategis dan bukan hanya berhubungan dengan orang, event atau seremoni. 
Peran dan fungsi komunikasi internal harus bergerak sebagai perluasan dari proses management. 

Dimana kedudukannya dalam organisasi?
Komunikasi internal merupakan salah satu fungsi yang menurut semua orang mereka dapat melakukannya karena mereka berbicara dengan orang-orang mereka  – bukankah begitu pandangan orang pada umumnya? Hal ini dapat menjadi tantangan bagi mereka yang benar-benar bertugas untuk melaksanakan pekerjaan yang mereka miliki – ketika semua orang menganggap keterampilan komunikasi tersebut sebagai hal yang biasa. 

Banyak unit sumber daya merasa bahwa strategi harus benar-benar berada dalam kewenangan tim internal atau individu, jika tidak, serangkaian program yang tidak terkait kemungkinan akan terjadi. Dalam diskusi  dengan banyak individu di berbagai tingkatan yang sangat berbeda di sektor yang sangat berbeda – yang menjadi krusial adalah perlunya komunikasi internal untuk diperjuangkan di tingkat  puncak organisasi.

Selain itu, manajemen senior dan jajaran direksi perlu lebih menghargai keahlian spesialis hasil pekerjaan komunikasi internal ini.  Tanpa fokus dan pemahaman yang jelas tentang hasil yang diharapkan, organisasi mungkin akan gagal dan tentu saja hal ini akan berpengaruh kepada pencapaian kinerjanya. Strategi komunikasi apa pun yang disampaikan sesuai rencana tidak akan dapat dikaitkan dengan laba bersih perusahaan. 

Pada umumnya, pelaksana komunikasi internal melapor kepada komunikasi korporat, bersama sama dengan komunikasi eksternal. Ada juga yang melapor kepada Sumber Daya dan ada argumen lain yang menyatakan bahwa hal ini akan mendekatkan personalnya kepada fungsi bisnis itu sendiri. Hasil dari riset menyimpulkan bahwa kedudukan tidak menjadi masalah utama, selama diberikan pengakuan, penghargaan dan wewenang untuk menjalin hubungan dengan semua unsur dalam organisasi. 

Dengan adanya perubahan pola komunikasi organisasi di era digital dan ditengah kekacauan global sekarang ini – bagaimana tren perkembangan komunikasi internal?

• Pada kenyataannya, posisi komunikasi internal masih kurang mendapat perhatian dari manajemen, dibandingkan dengan komunikasi ekternal yang dianggap lebih dapat memberikan kontribusi pada perusahaan
• Perkembangan Karir dari praktisi komunikasi internal belum terlalu jelas, meskipun ada yang dapat mencapai tahap managerial – tetapi tidak dapat mencapai puncaknya, karena keterbatasan kemampuan, pengetahuan tentang manajemen dan bisnis.
• Sebanyak 67% berada dalam Komunikasi Korporat, 22% dalam Sumber Daya dan 10% dalam Pemasaran. Posisinya dalam Komunikasi Korporat dianggap paling cocok, sementara jika terjadi perubahan dalam organisasi, fungsinya dapat membantu divisi Sumber Daya. Sementara jika dimasukkan kedalam Pemasaran – yang banyak berkomunikasi dengan pihak luar – komunikasi internal kurang dapat berperan secara efektif. 

Apa yang menjadi tantangan organisasi sekarang?
Organisasi atau perusahaan pada umumnya meremehkan potensi dari komunikasi internal. Bukan saja melaksanakan komunikasi manager dengan karyawan, akan tetapi dapat berfungsi untuk memantau prilaku karyawan dan juga management. Dengan berkembangnya tuntutan publik terhadap unsur transparansi – komunikasi internal dapat membantu memonitor perubahan tingkah laku dan harapan karyawan. 

Menurut hasil riset – sebanyak 70% dari krisis perusahaan disebabkan dari unsur internal dan sebanyak 67% krisis internal dapat diantisipasi.
Sementara itu di era media sosial seperti sekarang, berbagai temuan riset menyimpulkan bahwa perbedaan komunikasi internal dan eksternal tidak lagi dibatasi oleh tembok yang tebal – sehingga apa yang terjadi di internal dapat diketahui pihak luar. 

Sebagai kesimpulan :

• Komunikasi internal telah bergeser perannya dari mengelola events dan orang-orang dalam hal ini karyawan ke dalam fungsi penyebarluasan tujuan organisasi
• Komunikasi internal harus diperjuangkan di tingkat atas organisasi 
• Untuk mencapai tujuan organisasi, seluruh karyawan perlu memahami apa yang diharapkan dan komunikasi internal dapat membantu keterlibatan karyawan (employee engagement) 
• Komunikasi internal merupakan tanggung jawab setiap orang dalam organisasi, mulai dari CEO, manager dan supervisor.